Krajowy System e-Faktur

PROBLEM, SZANSA, ZMIANA, KTÓREJ NIE DA SIĘ UNIKNĄĆ?

Od 1 lipca 2024 roku, zasady wystawiania faktur sprzedaży, obieg faktur zakupowych, realizacja przelewów dla wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zmienią się w radykalny sposób. Kluczową zmianą będzie pełna elektronizacja fakturowania sprzedaży w obrocie gospodarczym, pomiędzy podmiotami posiadającymi miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski. Pełna, tzn. obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od skali prowadzonej działalności.

Dostosowanie się firm do wymogów KSeF to obowiązek nałożony przez Ministerstwo Finansów, które już powinien spędzać sen z powiek głównym księgowym i dyrektorom finansowym, tym skuteczniej, im większa jest skala działania firmy oraz poziom skomplikowania procesów fakturowania sprzedaży, obiegu faktur zakupu czy też wykorzystywanych automatyzacji procesowych w ramach systemów ERP, narzędzi typu RPA (eng.: Robotic Process Automation), EDI (eng.: Electronic Data Interchange), itp.

Czym na pewno NIE JEST obowiązek dostosowania się do KSeF:

Dostosowanie się do KSeF NIE JEST wyłącznie dostosowaniem do nowych przepisów podatkowych, tzn. dostosowanie się do KSeF wynika ze zmian w tych przepisach, ale skutki tego dostosowania dotyczą w naszej opinii znacznie szerszego zakresu zagadnień niż wyłącznie nowe przepisy podatkowe.
Dostosowanie się do KSeF NIE JEST wyłącznie zmianą funkcjonalności systemów informatycznych, choć tak jest często prezentowane przez dostawców systemów ERP lub innych systemów wspierających prowadzenie ksiąg rachunkowych.

W Navigator na dostosowanie się do KSeF patrzymy z perspektywy nowej szansy biznesowej. Elektronizacja faktur sprzedaży to zmiana, której skutki muszą według nas, oprócz niewątpliwie ważnych zagadnień podatkowych i informatycznych, zaadresować również następujące wątki:

Relacje umowne z klientami oraz dostawcami – w szczególności w sytuacji, gdy relacja ta dotyczy kluczowych klientów lub dostawców i oparta jest o zaawansowane narzędzia do wymiany danych transakcyjnych w procesach sprzedażowych lub zakupowych, np. EDI,
Organizacja pracy i współpracy, zarówno wewnątrz firmy, jak i z podmiotami zewnętrznymi zaangażowanymi w prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych, w szczególności w kontekście modyfikacji istniejących procesów sprzedażowych, zakupowych i płatności za faktury,
Kompetencje pracowników i innych osób zaangażowanych w fakturowanie sprzedaży oraz obieg faktur zakupowych – w kontekście nowych obowiązków i zadań, zasad obsługi narzędzi informatycznych, konsekwencji niezgodności z KSeF, itp.
Wybór narzędzia informatycznego wspierającego dostosowanie do KSeF w oparciu o symetryczną relację pomiędzy dostawcą systemu a klientem, tj. w szczególności zaadresowanie różnych wariantów informatycznych dostosowania do KSeF, opartych przede wszystkim na wartości dodanej rozwiązania oraz jego niezawodność.

Nasze wsparcie w dostosowaniu do KSeF jest w każdym przypadku dostosowane do modelu biznesowego klienta i zwykle przebiega według następujących etapów prac:

1. Identyfikacja elementów do zmiany

2. PRIORYTETYZACJA KONIECZNYCH ZMIAN

3. projektowanie nowych rozwiązań

4. wdrożenie nowych rozwiązań

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą opinią w zakresie tego, jak skomplikowane może być dostosowanie do KSeF w przypadku Państwa firmy oraz czy Państwa forma jest gotowa do dostosowania do KSeF, zapraszamy do wypełnienia AUTODIAGNOZY w postaci ankiety (link obok). Po jej wypełnieniu, otrzymacie Państwo podsumowanie wyników ankiety, które w naszej opinii pozwoli Państwu ocenić zarówno stopień komplikacji w dostosowaniu Państwa firmy do KSeF, jak i stopień gotowości w przygotowaniu Państwa firmy do KSeF.

Zapraszamy także do kontaktu bezpośredniego w temacie KSeF, pod adresem: ksef@navigatorbc.pl

Jesteśmy częścią Grupy Navigator Capital