optymalizacja procesów biznesowych

optymalizacja procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych to jedno z najbardziej skutecznych narzędzi podnoszących efektywność działania firm. Utrzymująca się niepewność na światowych rynkach, rosnąca konkurencja czy trudności w pozyskaniu i utrzymaniu pracowników to wyzwania, z którymi mierzy się zdecydowana większość przedsiębiorców. Dla wielu z nich priorytetem staje się więc usprawnianie i automatyzowanie działań prowadzące do maksymalizowania efektywności biznesu.  

Optymalizacja procesów – jak wpływa na wyniki firmy?

Każde przedsiębiorstwo to zbiór powiązanych ze sobą procesów. Poszczególne obszary działalności firmy charakteryzują się specyficznymi dla nich procesami, natomiast łączy je dostarczanie produktów i usług klientom, zarówno wewnątrz organizacji jak i poza nią. To właśnie od efektywności poszczególnych procesów zależy ostateczny wynik generowany przez przedsiębiorstwo. 

Optymalizacja poszczególnych procesów pozwala wyeliminować zbędne czy powielające się czynności, zautomatyzować powtarzalne działania, a także wskazać obszary, które mogą zapewnić organizacji wzrost. Wspiera także transformację cyfrową przedsiębiorstwa. To wszystko przekłada się na oszczędność czasu i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów, a w rezultacie wzrost przychodów i zwiększenie konkurencyjności firmy.  

Optymalizacja procesów biznesowych – jak możemy pomóc?

Eksperci Navigator Business Consulting pomogąTwojej organizacji przeprowadzićkompleksową optymalizację procesów. Naszą pracę zaczynamy od wnikliwej analizy procesów, która pozwoli nam zidentyfikować obszary wymagające poprawy czy kwalifikujące się do automatyzacji, jak i te, które charakteryzują się dużym potencjałem biznesowym. Po przeprowadzeniu analizy zaproponujemy wdrożenieusprawnień dostosowanych do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa, jego strategii, długofalowych planów a także oczekiwań właścicieli.

usprawnianie procesów biznesowych

1. IDENTYFIKACJA PROCESÓW W ORGANIZACJI

Każdy proces występujący w organizacji powinien być nazwany i precyzyjnie opisany. Kluczowe jest określenie elementów procesu i jego celu. Pozwoli to na zrozumienie charakterystyki działalności przedsiębiorstwa.  

To pierwszy krok analizy procesów, która pozwoli zbadać stan faktyczny i zidentyfikować obszary, które potencjalnie mogą być przyczyną problemów biznesowych.  

Identyfikacja procesów w firmie – z czego się składa?

Dla każdego z procesów zachodzących w organizacji należy określić: 

2. MAPOWANIE PROCESÓW „AS IS”

Mapowanie procesu ma na celu jego czytelne i kompletne zaprezentowanie w formie graficznej. Pokazuje jak obecnie proces jest realizowany i z jakich elementów się składa. Podczas mapowania procesu niezwykle istotne jest, aby został on przedstawiony takim, jakim w rzeczywistości jest, unikając wszelkiego rodzaju koloryzowania rzeczywistości. 

Mapowanie procesu ma na celu identyfikację czy w jego ramach są obszary wymagające optymalizacji.   

3. ANALIZA PROCESU I IDENTYFIKACJA NIEEFEKTYWNOŚCI

Optymalizacja procesu powinna być poprzedzona rozpoznaniem problemu biznesowego oraz jego źródła. Charakter problemu może być zróżnicowany, najczęściej jednak są to:   

Optymalizacja kosztów – dowiedz się więcej

Analiza procesów – na czym polega?

Analiza stanu obecnego procesów najczęściej jest realizowana poprzez następujące działania: 

Chcesz dowiedzieć się jak przeanalizować i usprawnić procesy w Twojej firmie?

Umów się na spotkanie z ekspertem Navigator Capital Group.  

4. ZDEFINIOWANIE USPRAWNIEŃ I PRIORYTETYZACJA

Zwiększanie efektywności procesów wymaga precyzyjnego określenia celu biznesowego, który ma być osiągnięty po zakończeniu projektu. Propozycje usprawnień powinny być zaprezentowane w formie wariantów. Każdy z nich warto szczegółowo przeanalizować i omówić z uczestnikami procesu. 

W dużych firmach, w których realizowaliśmy projekty optymalizacyjne, liczba procesów często przekraczała kilkaset. W takiej sytuacji nie jest możliwe jednoczesne optymalizowanie wszystkich procesów, konieczna jest więc priorytetyzacja.  

5. STWORZENIE MAPY „TO BE”

Optymalizacji procesów biznesowych nie należy rozpatrywać jako gotowego produktu, który może mieć zastosowanie w każdym przedsiębiorstwie. Nie istnieje jedno, uniwersalne podejście zapewniające najlepsze efekty. W zależności od zidentyfikowanych nieefektywności oraz ich przyczyn, należy zastosować różne usprawnienia.  

Warto również pamiętać, że rozpoczęcie projektu zwiększania efektywności procesów wymaga poświecenia  na ten cel czasu. Często wiąże się także z koniecznością inwestycji w nowe narzędzia czy szkolenia. Na tym etapie istotne jest, aby przeanalizować wpływ projektowanego usprawnienia na przebieg poszczególnych procesów. 

6. WDROŻENIE USPRAWNIEŃ

Bez wątpienia najtrudniejszym etapem optymalizacji procesów jest implementacja opracowanych zmian. To właśnie wówczas popełnianych jest najwięcej błędów. Dobór odpowiednich narzędzi na etapie wdrożenia usprawnień jest kluczowy dla powodzenia projektu.  

Plan wdrożenia optymalizacji

Opracowanie planu implementacji zmian różni się w zależności od specyfiki projektu. Najczęściej składa się z następujących elementów: 

Optymalizacja procesów - duża zmiana w organizacji

Projekty optymalizacji procesów niejednokrotnie w sposób istotny zmieniają dotychczasowy sposób działania przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że nie jest to zadanie, które można wykonać łatwo i szybko, a rezultaty będą widoczne natychmiast.  

Fundamentem każdej zmiany jest właściwe zrozumienie stanu obecnego i rzeczywistego przebiegu procesów w organizacji. Decyzja o wdrożeniu usprawnień powinna być poparta przesłankami biznesowymi i mieć precyzyjnie określony cel. Na każdym etapie realizacji projektu istotne jest także wsłuchanie się w propozycje i spostrzeżenia pracowników. Komunikacja i przekonanie otoczenia do zmiany jest niezwykle ważne dla utrzymania odpowiedniego poziomu motywacji w dążeniu do osiągnięcia zakładanych efektów. 

Ekspertów Navigator Capital Group pomogą dobrze przygotować się do optymalizacji procesów biznesowych a także skutecznie ją wdrożyć. Realizujemy projekty usprawniające procesy w dużych, średnich i małych firmach, działających w wielu różnych branżach. Zapewniamy wsparcie na każdym etapie działań, z uwzględnieniem specyfiki działania organizacji, jej strategii, potrzeb oraz możliwości. Cechuje nas elastyczność, a jednocześnie znajomość najwyższych standardów dotyczących doskonalenia funkcjonowania firm.  

Eksperci Navigator business Consulting

Jakub Vogtt

Doradca biznesowy, Prezes Zarządu w Navigator Business Consulting Sp. z o.o.

Grzegorz Sencio

Partner w Navigator Business Consulting Sp. z o.o.

Jacek Szwarc

Doradca biznesowy, Partner w Navigator Business Consulting Sp. z o.o.

ul. Twarda 18
00-105 Warszawa
tel.: +48 22 630 83 33

 

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Wypełnij krótki formularz kontaktowy, abyśmy poznali Twoje potrzeby i mogli odpowiedzieć na Twoje pytania
Wysyłając formularz akceptujesz politykę prywatności https://navigatorcapital.pl/klauzula-informacyjna

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana i zostanie przekazana do odpowiedniego działu.
Skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.

Zapisz się na newsletter

* Pole obowiązkowe