Tarcze Antykryzysowe: Udogodnienia korporacyjne dla spółek. Obowiązkowa dematerializacja – terminy bez zmian

Tarcze Antykryzysowe 1.0 i 2.0 („Tarcza”) wprowadzają zmiany do Kodeksu Spółek Handlowych („KSH”), które mają zapewnić sprawne funkcjonowanie spółek kapitałowych w warunkach epidemii, jednakże nie przewidują przesunięcia terminów związanych z dematerializacją akcji.

Niezmiennie obowiązki narzucone ustawą nowelizacyjną z 30 sierpnia 2019 r. należy wykonywać w pierwotnie przewidzianych terminach. Z naszych doświadczeń wynika, iż w wielu spółkach identyfikowane są problemy związane z procesem dematerializacji, których rozwiązanie często wymaga czasu. Przy obowiązujących terminach czasu nie pozostaje zbyt dużo, bo jedną z kluczowych dat obowiązkowej dematerializacji jest 30 czerwca 2020 r. – dlatego mocno zachęcamy do podjęcia stosownych działań w miarę niezwłocznie.

W ramach Tarczy do KSH zostały wprowadzone przepisy umożliwiające uczestnictwo w posiedzeniach organów spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej  (np. tele lub wideokonferencji). Poniżej przedstawiamy informacje o zmianach prawnych w funkcjonowaniu poszczególnych organów, a w szczególności Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, istotnego także z punktu widzenia obowiązkowej dematerializacji, bo to właśnie Walne Zgromadzenie swoją uchwałą dokonuje do dnia 30 czerwca 2020 r. wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy spółki.

Walne Zgromadzenie

Od 31 marca 2020 r. walne zgromadzenia wszystkich spółek akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej („e-Zgromadzenia”), o ile statut spółki nie wyłącza wprost takiego trybu. Jest to zatem odwrócenie obecnie obowiązującej zasady, wg której aby móc odbyć e-Zgromadzenie statut powinien przewidywać taką możliwość.

Aby prawidłowo korzystać z wprowadzonych ułatwień i zorganizować e-Zgromadzenie, należy:

• opracować i uchwalić odpowiedni regulamin, który będzie zawierał procedurę odbycia takiego zgromadzenia, biorąc pod uwagę zasoby i możliwości danej spółki. Zalecane jest aby regulamin przewidywał szczegółową regulację w zakresie organizacji tego zgromadzenia (np. zasad prowadzenia obrad, identyfikacji akcjonariuszy i ich pełnomocników, składania sprzeciwów do podjętych uchwał, sytuacji przerwania połączenia w trakcie zgromadzenia);
• znaleźć odpowiednią platformę do zorganizowania WZA – rozwiązaniem dla wielu spółek, szczególnie tych mniejszych bez własnych platform, może być skorzystanie z dostępnych na rynku usług kompleksowej obsługi e-Zgromadzeń;
• spełnić następujące warunki techniczne (sprzęt, komunikatory lub platformy) przy organizowaniu WZA:
  • zapewnienie dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia,
  • zapewnienie wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

Ponadto:

• weryfikacja dokumentów – proces weryfikacji dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, powinien odbywać się przez załączenie skanów dokumentów do systemu obsługującego e-Zgromadzenie lub przesłanie ich bezpośrednio na adres e-mail wskazany przez spółkę.
• notariusz będzie musiał być nadal obecny w miejscu przeprowadzenia WZA (wersja robocza Tarczy Antykryzysowej 2.0 przewidywała nową formę protokołowania, tj. sporządzenia protokołu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – finalnie powyższa zmiana nie wejdzie jednak w życie).

Pełnomocnictwo do udziału w WZA

W każdym przypadku, w którym konieczne będzie jednak fizyczne odbycie i stawienie się na zgromadzeniu w jednym miejscu, akcjonariusze mogą zrezygnować z osobistego uczestnictwa w takim zgromadzeniu poprzez udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej do stawienia się i głosowania w ich imieniu. Do powyższego należy jednak uwzględnić na bieżąco zmieniające się regulacje i zalecenia dotyczące zgromadzeń wynikające z rozporządzenia ministra zdrowia. Pełnomocnictwo może być udzielone w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zarząd

Podobnie jak w przypadku Walnych Zgromadzeń zdalne posiedzenia zarządu będą niemożliwe do zorganizowania wyłącznie jeśli statut danej spółki tak przewiduje. Jeśli więc statut spółki nie reguluje wprost kwestii zdalnych posiedzeń, to zarządy spółek będą mogły obradować zdalnie. Od 31 marca 2020 r. możliwe jest również podejmowanie uchwał w trybie pisemnym oraz głosowanie nad uchwałami za pośrednictwem innego członka zarządu co do tej pory nie było regulowane w sposób wyraźny przez przepisy KSH. Podobnie jak w przypadku głosowania zdalnego, wprowadzono zasadę, zgodnie z którą głosowanie pisemne zarządu jest możliwe, o ile postanowienia statutu nie wykluczają takiego trybu wprost.

Rada Nadzorcza

Na analogicznych zasadach jak w przypadku posiedzeń zarządu, umożliwiono obradowanie radzie nadzorczej w sposób zdalny oraz głosowanie w sposób pisemny i zdalny, o ile statut spółki nie wyłącza tych trybów. Nowością jest również wprowadzenie zasady, zgodnie z którą dla ważności uchwały podejmowanej w trybie pisemnym potrzebny będzie udział co najmniej połowy członków rady nadzorczej (statut spółki może przewidywać surowsze wymagania w tym zakresie).

Dodatkowo zniesiony został zakaz podejmowania uchwał rady nadzorczej w trybie zdalnym dotyczących wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach ww. osób, o ile z przepisów prawa lub postanowień statutu spółki wynika, że ww. czynności należą do kompetencji rady nadzorczej.

Przepisy nowelizujące w ramach Tarczy Antykryzysowej 2.0 przewidują również możliwość podejmowania przez radę nadzorczą uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Poza ułatwieniami w zakresie e-uczestnictwa w posiedzeniach organów spółek Tarcza wydłużyła terminy związane ze sporządzeniem i zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r.:

Terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań

O trzy miesiące (dla spółek niepublicznych) wydłużony został termin na sporządzenie i zatwierdzenie rocznego (jednostkowego i skonsolidowanego) sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności za 2019 r.

Zmiana dotyczy terminu określonego w Ustawie o rachunkowości – zatwierdzenie przez walne zgromadzenie spółek niepublicznych sprawozdań rocznych za rok 2019 będzie mogło nastąpić nie do końca czerwca, a do końca września 2020 r. (w przypadku spółek publicznych termin został przesunięty o 2 miesiące tj. do końca sierpnia 2020 r.).

Powyższe oznacza, że spółki, które chciałyby skorzystać z wydłużonego terminu na sporządzenie a w szczególności na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r. (tj. dokonać tego po 30 czerwca 2020 r.) przy jednoczesnym respektowaniu terminów związanych z obowiązkową dematerializacją narzuconych przez KSH, będą musiały do końca czerwca 2020 r. zorganizować Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, które podejmie uchwałę w sprawie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy (czyli w takim przypadku – według stanu prawnego na 20 kwietnia 2020 r. – nie będzie możliwości przeprowadzenia jednego walnego zgromadzenia, na którym akcjonariusze podjęliby uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr tylko konieczne będą dwa osobne walne zgromadzenia).

#rejestr #rejestrakcjonariuszy #dematerializacja #dematerializacjaakcji #obowiazkowadematerializacja