Krajowy System e Faktur (KSeF) - Navigator Capital Group

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Karuzela terminów – refleksje po przesunięciu terminu obligatoryjnego stosowania KSeF

Termin wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w KSeF został – zgodnie z oświadczeniem resortu finansów – przesunięty poza rok 2024. Rozwiązanie, które miało ostatecznie położyć kres podatkowym karuzelom, wpadło, jak się wydaje, w karuzelę terminów.

Zgodnie z komunikatem ogłoszonym na stronie podmiotowej Ministerstwa Finansów termin wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur zostanie przesunięty. Nowy termin nie został wskazany, z oświadczeń ministra Andrzeja Domańskiego jasno jednak wynika, że obowiązek ten nie powstanie w roku 2024. Choć nie jest to pierwsze przesunięcie daty wdrożenia tego projektu, wspomniana decyzja była niemałym zaskoczeniem nie tylko dla szerokiej opinii publicznej, ale także dla profesjonalistów zaangażowanych w dostosowanie organizacji do wymogów KSeF. Niedawne zapewnienia kierownictwa resortu – udzielane także w odpowiedzi na interpelacje poselskie – wskazywały raczej na polityczną wolę jak najszybszego wdrożenia projektu, nawet wbrew postulatom części organizacji gospodarczych (reprezentujących głównie sektor MŚP). Zaistniała sytuacja skłania zatem do przyjrzenia się motywom nagłego zwrotu w polityce MF oraz dalszym krokom, jakie w jego następstwie muszą podjąć rząd i przedsiębiorcy. Zastanawia także powściągliwość komentarzy płynących z branży IT (a tutaj zdecydowana większość graczy rynkowych zainwestowała swoje pieniądze w dostosowanie systemów informatycznych do KSeF), branży doradczej (która namawiała do realizacji projektów dostosowawczych do KSeF) oraz dużego i małego biznesu (szczególnie dużego, który w części inicjatywy dostosowujące podjął, a teraz zmuszony został zawiesić je na bliżej nieokreśloną przyszłość). Oczywiście, motywacje tych podmiotów pozostają różne, niemniej nie dla wszystkich decyzja ministerialna jest zrozumiała.

Motywy

Resort finansów nie ujawnił merytorycznych motywów decyzji o odroczeniu obowiązkowego fakturowania w KSeF. Zamiast tego wydano oświadczenie o „zdiagnozowaniu błędów, które uniemożliwiają wdrożenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie”. Remedium na owe błędy ma być przeprowadzony w najbliższych miesiącach audyt informatyczny. Będzie on stanowił podstawę dla wyznaczenia nowego terminu, nie wcześniejszego jednak niż 1 stycznia 2024 r. Wobec braku oficjalnych informacji można zatem jedynie spekulować co do rzeczywistych przyczyn tej zmiany. Jakkolwiek nie da się wykluczyć, że resortem faktycznie powodowały wykryte w ostatnich dniach błędy programistyczne, równie wiele argumentów przemawiałoby za dopatrywaniem się pozamerytorycznych – w bardzo szerokim sensie – motywów decyzji. Wśród nich można wymienić nacisk organizacji gospodarczych, krytykę niektórych przedstawicieli doktryny prawnopodatkowej, czy też projekty elektronizacji fakturowania dyskutowane na poziomie organów Unii Europejskiej (pakiet ViDA wprowadzający obowiązek fakturowania elektronicznego w transakcjach transgranicznych).

Formalne kroki

Obowiązek wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej miał zostać wprowadzony ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). Ustawa ta uchyla art. 106na ust. 2, który – w obecnym stanie prawnym – uzależnia dopuszczalność wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF od zgody nabywcy, z dniem 1 lipca 2024 r. Oznacza to, że dla skutecznego przesunięcia terminu obowiązkowego stosowania KSeF przepis art. 1 pkt 18 ustawy zmieniającej musi zostać uchylony lub znowelizowany (w tym ostatnim przypadku konieczne będzie określenie nowej daty wejścia ustawy w życie). Decyzja polityczna sprawia, że konieczny staje się – wątpliwy pod względem jakości techniki ustawodawczej – zabieg polegający na nowelizacji ustawy, która jeszcze w życie nie weszła.

Należy sądzić, że na kształt nowelizacji (oraz przygotowywanych w jej następstwie projektów rozporządzeń) powinny mieć wpływ wyniki zapowiadanych przez Ministra Finansów działań: audytu informatycznego oraz „szerokich konsultacji ze środowiskiem przedsiębiorców”. Ich skutkiem może być nie tylko naprawienie usterek czysto informatycznych związanych z obsługą KSeF, ale również skorygowanie struktury logicznej e-faktury. Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF uzależnione jest ponadto – o czym warto wspomnieć – od zgody organów Unii Europejskiej. Zgoda uzyskana przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej wygasa 31 grudnia 2026 roku. Może się zatem okazać, że wobec np. obowiązkowego e-fakturowania w obrocie transgranicznym na podstawie przepisów pakietu ViDA zakres tej zgody może okazać się niepewny.

Konsekwencje

Decyzja ogłoszona przez Ministerstwo Finansów wprowadziła na rynku atmosferę niepewności. Choć poszczególne elementy struktury logicznej e-faktury oraz liczne funkcjonalności KSeF spotykały się z krytyką, przedsiębiorcy podejmowali przygotowania do wdrożenia systemu, zwłaszcza poprzez integrację własnych narzędzi księgowych i sprzedażowych (klasy ERP, CRM, EDI) czy też elektronicznego obiegu dokumentów ze środowiskiem KSeF. Prowadzeniu kompleksowych projektów dostosowawczych sprzyjała hojnie przez ustawodawcę przyznana, bo aż roczna, vacatio legis. Tymczasem brak wskazania nowego terminu dla wdrożenia obowiązkowego fakturowania w KSeF (a nawet spodziewanego terminu ogłoszenia nowej daty) oraz zapowiedź istotnych korekt w systemie w następstwie audytu informatycznego i dialogu społecznego utrudnia decyzje biznesowe. Bieżące projekty wdrożeniowe będą bowiem musiały być przerwane, a zakończone – podjęte na nowo, ale dopiero po ostatecznym ustaleniu się funkcjonalności KSeF w takiej postaci, w jakiej zostaną udostępnione podatnikom do obowiązkowego stosowania. Oczywiście, nie da się wykluczyć, że dyskusja wokół zmienionej struktury logicznej e-faktury lub skorygowanych funkcjonalności KSeF znów ujawni niegotowość znacznej części biznesu na obowiązek fakturowania w postaci ustrukturyzowanej. W skrajnym przypadku może to więc prowadzić do kolejnego przesunięcia terminu. Wszelkie zmiany w KSeF wymagają kolejnych dostosowań po stronie podatników, a wszelkie prace wdrożeniowe wiążą się z kosztami o niepewnych perspektywach zwrotu.

Elektronizacja podatków – wyzwanie dla diagnostyki

Wdrożenie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur zostało przesunięte na czas nieokreślony – rozwiązanie, które miało położyć kres podatkowym karuzelom, wpadło, jak się wydaje, w karuzelę terminów. Nie oznacza to jednak odwrócenia trendu, jakim jest informatyzacja dokumentowania zdarzeń gospodarczych, nie tylko na cele podatkowe. Warto więc kontynuować prace związane z oceną dojrzałości architektury informatycznej przedsiębiorstwa oraz jego gotowości na ewentualne rozwiązania, modelowo zbliżone do KSeF, jakie mogą stać się rzeczywistością obrotu gospodarczego na mocy prawa krajowego lub unijnego. Służyć temu powinna kompleksowa diagnostyka stosowanych systemów (zwłaszcza klasy ERP, CRM, EDI).

Od 1 lipca 2024 roku zasady wystawiania faktur sprzedaży, obieg faktur zakupowych, realizacja przelewów dla wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą zmienią się w radykalny sposób. Kluczową zmianą będzie pełna elektronizacja fakturowania sprzedaży w obrocie gospodarczym, pomiędzy podmiotami posiadającymi miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski. Pełna, tzn. obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od skali prowadzonej działalności.

Dostosowanie się firm do wymogów KSeF to obowiązek nałożony przez Ministerstwo Finansów, który już powinien spędzać sen z powiek głównym księgowym i dyrektorom finansowym, tym skuteczniej, im większa jest skala działania firmy oraz poziom skomplikowania procesów fakturowania sprzedaży, obiegu faktur zakupu czy też wykorzystywanych automatyzacji procesowych w ramach systemów ERP, narzędzi typu RPA (eng.: Robotic Process Automation), EDI (eng.: Electronic Data Interchange), itp.

Diagnoza gotowości do KSeF

wypełnij ankietę i odbierz raport

faq KSEF:

1. „Podmiot3” w KSeF – jak wskazać dane faktora na fakturze ustrukturyzowanej?

Rewolucja w fakturowaniu związana z obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że przedsiębiorcy powinni poznać zasady nanoszenia danych faktora na fakturach ustrukturyzowanych jeszcze przed 1 lipca 2024 roku.

Czytaj dalej

Popularność korzystania z faktoringu w obrocie handlowym (zwłaszcza przez podmioty stosujące kredyt kupiecki) oraz fakt, że stosunek prawny tego rodzaju wpływa na zawartość faktury VAT, stawiają przed podatnikami wyzwanie gruntowanego przeanalizowania struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej w celu prawidłowego wprowadzania do KSeF danych faktora.

Umowa faktoringu

W polskim porządku normatywnym umowa faktoringu należy do kategorii kontraktów określanych przez naukę prawa cywilnego jako umowy nienazwane. W praktyce obrotu dla ustalenia jej essentialia negotii korzysta się z postanowień konwencji UNIDROIT z dnia 28 maja 1988 r. o faktoringu międzynarodowym (konwencja ottawska). Według definicji konwencyjnej (art. 1 ust. 2) przez umowę faktoringu należy rozumieć umowę zawartą pomiędzy dwiema stronami (faktorem a faktorantem), zgodnie z którą faktorant przenosi na faktora wierzytelności powstałe w wyniku umowy sprzedaży towarów zawartej pomiędzy nim a jego klientami (dłużnikami). W świetle konwencji ottawskiej faktor ma wykonywać co najmniej dwie spośród wskazanych niżej usług:

finansowanie faktoranta,
prowadzenie rozliczeń związanych z wierzytelnościami,
inkaso wierzytelności,
przejęcie ryzyka niewypłacalności dłużnika.

Ze względu zatem na przedmiot umowy faktoringu niezbędne jest wskazanie na fakturze danych faktora, na dobro którego nabywca zapłaci cenę towaru lub usługi. Rewolucja w fakturowaniu, związana z obowiązkiem korzystania z KSeF, sprawia, że przedsiębiorcy będą musieli poznać zasady nanoszenia danych faktora na fakturach ustrukturyzowanych.

Które pola wybrać, aby prawidłowo wskazać dane faktora?

Problem uwzględnienia relacji faktoringu przy fakturowaniu został dostrzeżony przez twórców KSeF. Struktura logiczna FA(2) przewiduje konkretne pola, w których powinny pojawić się dane dotyczące stosunku prawnego faktoringu. Zgodnie ze wskazówkami, jakie znajdziemy w broszurze Ministerstwa Finansów (Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dot. struktury FA(20), Warszawa, wrzesień 2023), dane faktora należy umieścić w elemencie fakultatywnym „Podmiot3”. Element ten, przeznaczony także na oznaczenie niektórych podmiotów innych niż sprzedawca lub nabywca (np. członka grupy VAT czy oddziału podatnika) może wystąpić maksymalnie 100 razy. Jeśli w elemencie tym podane zostały dane faktora, należące do tegoż elementu pole „Rola” przyjmuje wartość „1”. Oznaczenie pozostałych pól jest raczej intuicyjne i nie powinno sprawiać trudności (np. pola „DaneIdentyfikacyjne” czy „Adres”). Wybór elementu „Podmiot3” jest o tyle istotny, że faktor w nim wskazany uzyska w KSeF dostęp do tej właśnie faktury.

Rachunek bankowy faktora

Pewnej uwagi wymaga natomiast ujęcie numeru rachunku bankowego faktora na fakturze wystawianej w KSeF. Jego wskazaniu dedykowano pole (element) „RachunekBankowyFaktora” w elemencie „Platnosc” (maksymalna liczba wystąpień wynosi 20). W ramach elementu „RachunekBankowyFaktora” struktura logiczna FA(2) wyodrębnia z kolei następujące pola „NrRB” (przeznaczone na sam numer rachunku), „SWIFT”, „RachunekWlasnyBanku” (przyjmuje wartość 1-3, w zależności od rodzaju rachunku wykorzystywanego przez bank lub SKOK), „NazwaBanku” i „OpisRachunku’. Z wyjątkiem „NrRB” są to pola fakultatywne.

Niezbędność diagnostyki

Drobiazgowość uregulowania sposobu, w jaki dane faktora powinny być ujawnione na fakturze ustrukturyzowanej, stawia przed podatnikami wyzwanie dostosowania własnych środowisk informatycznych do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Zaplanowaniu tego procesu może służyć bezpłatne narzędzie diagnostyczne przygotowane przez specjalistów z grupy Navigator Capital.

2. Płatności on-line – na co warto zwrócić uwagę przy ich integracji z KSeF?

Ponieważ obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmie tylko faktury za towary lub usługi świadczone na rzecz przedsiębiorców, dostawcy wielu usług o charakterze powszechnym muszą dostosować swoje systemy i procedury do środowiska prawnego i technologicznego, jakie będzie określać ramy obrotu gospodarczego od 1 lipca 2024 r.

Czytaj dalej

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmie wyłącznie sprzedaż towarów i usług przedsiębiorcom. Konsumenci natomiast – także po 1 lipca 2024 roku – będą nadal otrzymywać faktury w formie tradycyjnej – papierowej lub elektronicznej (przy czym ustawodawca dopuszcza do końca 2024 r. wystawianie poza KSeF faktur z kas rejestrujących). Rozwiązanie przyjęte przez ustawodawcę prowadzi do swego rodzaju „dualizmu” obrotu, przynajmniej w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Zmusi ono bowiem przedsiębiorców do utrzymywania dwóch modułów fakturowania – jednego, w pełni zintegrowanego z KSeF, do dokumentowania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców, oraz drugiego, dedykowanego dla obrotu konsumenckiego (lub maksymalnego upodobnienia formatu faktur konsumenckich do faktur ustrukturyzowanych). Sytuacja ta skłania do przyjrzenia się skutkom wprowadzenia KSeF dla obsługi płatności on-line (m.in. przez sklepy internetowe lub dostawców usług przesyłających klientom w masowej skali faktury pocztą elektroniczną).

Płatności on-line – obrót konsumencki i profesjonalny

Konsekwencje wspomnianego rozróżnienia staną się szczególnie widoczne w przypadku dostawców usług powszechnych, takich jak przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, energetyczne lub wodociągowe. Klientami tych podmiotów są bowiem zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy o różnej skali działalności, wystawianie zaś faktur ma charakter masowy. Obowiązek fakturowania w KSeF dotyczy jednak, jak wskazano, tylko sprzedaży B2B.

Korzystanie z usług usprawniających realizację płatności on-line jest dzisiaj stałą praktyką w obrocie. Funkcjonalności takich systemów pozwalają na dodanie na fakturze VAT lub w treści wiadomości elektronicznej przekierowania klienta do systemu płatności, który z kolei udostępnia mu wypełnione polecenie przelewu. Należy jednak podkreślić, że z dniem 1 lipca 2024 r. wystawiane dla przedsiębiorców dokumenty sprzedaży staną się fakturami VAT dopiero w następstwie walidacji przez Krajowy System e-Faktur. Walidacji takiej nadal nie będą jednak podlegały faktury wystawiane na rzecz konsumentów. Pojawia się zatem pytanie, jak należy rozwiązać problem przesyłania faktur B2B w sposób umożliwiający utrzymanie dotychczasowego modelu płatności on-line. O ile bowiem w relacjach z konsumentami można zachować dotychczasowe rozwiązania, o tyle fakturowanie usług świadczonych na rzecz przedsiębiorców będzie wymagało odpowiedniego dostosowania. Przede wszystkim, trzeba pamiętać, że dokumenty przesyłane wraz z mailowymi powiadomieniami o terminie płatności w realiach obowiązkowego KSeF staną się tylko wizualizacjami faktury. Będzie jednak musiał pojawić się na nich 32-cyfrowy numer nadany przez KSeF oraz kod QR, umożliwiający powiązanie wizualizacji faktury z samą fakturą ustrukturyzowaną dostępną w KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca, który podtrzyma po 1 lipca 2024 r. praktykę przesyłania faktur (a ściślej – ich wizualizacji) swoim klientom stanie przed koniecznością opatrzenia wizualizacji kodem QR wraz z podaniem w niej numeru faktury ustrukturyzowanej przydzielonego przez Krajowy System e-Faktur.

Zadania związane z dostosowaniem narzędzi informatycznych do środowiska KSeF nie ominą także podmiotów świadczących usług płatności elektronicznych. Będą oni musiały stworzyć funkcjonalności, dzięki którym numer KSeF znajdzie się w zleceniu przelewu wygenerowanym przez bankowość elektroniczną klienta. W przeciwnym razie użytkownik byłby zmuszony do manualnego przenoszenia numeru KSeF, co ograniczyłoby przydatność tego rodzaju narzędzi.

Diagnostyka systemów

Wyłączenie faktur konsumenckich z KSeF, jak również wyzwania praktyczne wynikające z objęcia nim wszystkich przedsiębiorców (także mniejszych, korzystających z produktów de facto konsumenckich), przemawia za koniecznością przyjrzenia się – jeszcze przed 1 lipca 2024 r. – procedurom i systemom stosowanym przez podatników do obsługi fakturowania pod kątem ich zgodności ze środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur. Aby ułatwić to zadanie, specjaliści z grupy Navigator Capital stworzyli bezpłatne narzędzie diagnostyczne.

Więcej szczegółów na jego temat znajdą Państwo tutaj.

3. Oddziałowe, magazynowe, poufne – selekcja faktur wystawianych w KSeF

Ważną kwestię, nad którą powinien pochylić się każdy podatnik VAT przed 1 lipca 2024 roku, stanowi wpływ obowiązkowego stosowania KSeF na obieg wewnętrzny niektórych rodzajów faktur. Ich szczególny charakter wynika ze specyfiki relacji gospodarczych, jakie dokumentują lub z funkcjonalności narzędzi informatycznych używanych do obiegu wewnętrznego tych dokumentów.

Czytaj dalej

Jednym z wyzwań związanych z obowiązkowym przejściem na fakturowanie w KSeF będzie – szczególnie dla średnich oraz większych organizacji – odpowiednia segregacja faktur zakupowych otrzymywanych za pośrednictwem tego systemu. Różnorodność operacji gospodarczych i stosunków prawnych dużych uczestników obrotu sprawia, że poszczególne faktury łączą się z działalnością wyłącznie wybranych komórek organizacyjnych. Niepożądane, a niekiedy wręcz związane z naruszeniem praw podmiotowych, byłoby udostępnienie wszystkich faktur otrzymywanych przez KSeF wszystkim pracownikom firmy. W związku z tym warto przyjrzeć się spotykanym u przedsiębiorców typom faktur, których obsługa w środowisku KSeF wymaga pilniejszej uwagi.

Faktury poufne

Za pierwszy przykład posłużą faktury poufne, czy ściślej – faktury dokumentujące takie rodzaje usług, które realizowane są w warunkach tajemnicy przedsiębiorstwa (lub tajemnic zawodowych). Można tu wskazać przede wszystkim faktury wystawiane przez podmioty z branży doradczej za usługi takie jak sporządzanie raportów due diligence na potrzeby przejęcia spółek lub za audyty śledcze (tzw. „forensic services”) ukierunkowane na wykrycie nieprawidłowości gospodarczych w firmie. Oczywistym jest, że dostępu do nich nie powinien mieć każdy pracownik danej organizacji. Ciekawym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie do umowy z dostawcą usług poufnych postanowienia zobowiązującego usługobiorcę do nanoszenia na fakturę ustrukturyzowaną identyfikatora, pozwalającego wyselekcjonowanie takiej faktury z KSeF oraz skierowanie jej na poufną ścieżkę obiegu do komórki organizacyjnej/ osoby dedykowanej do opisu merytorycznego zakupów poufnych.

Faktury związane z działalnością oddziałów przedsiębiorstw

W wielu podmiotach występują oddziały, placówki (zakłady) lub komórki organizacyjne prowadzące działalność – zwykle handlową lub produkcyjną – poza siedzibą przedsiębiorstwa. W tym przypadku również warto zadbać o prawidłową selekcję faktur zakupowych poprzez właściwe ukształtowanie postanowień umów ze dostawcami, pozwalające na identyfikację tych faktur ustrukturyzowanych dostarczanych do KseF, które dotyczą danej jednostki organizacyjnej. Konieczne może być także dostosowanie systemu elektronicznego obiegu tych faktur do współpracy z KSeF, co pozwoli na zautomatyzowanie obiegu takich faktur zakupowych, o ile zostaną prawidłowo oznaczone przez dostawcę, i umożliwi skierowanie ich do opisu do właściwej lokalizacji.

Faktury magazynowe

System obiegu faktur zakupowych podatnika, współpracujący z KSeF, powinien umożliwiać powiązanie konkretnych faktur zakupowych z dokumentami magazynowymi. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw o rozbudowanej i rozproszonej topograficznie strukturze. Warunkiem koniecznym dla takiego powiązania będzie wskazywanie – w odpowiednich polach fakultatywnych faktury ustrukturyzowanej – danych pozwalających na właściwą identyfikację faktur. Przykładowo: w przypadku regularnego dostarczania przez sprzedawcę określonych towarów do konkretnych magazynów nabywcy w polach fakultatywnych faktury ustrukturyzowanej powinny znaleźć się numery dokumentów magazynowych, wskazujące magazyn, do którego towary dostarczono lub numery zamówienia zakupu. Sposób wykazywania tych danych należy ustalić w postanowieniach umów handlowych określających zasady fakturowania oraz wymiany dokumentów.

Szczególne metody komunikacji między przedsiębiorcami

Częstą praktyką na rynku jest korzystanie przez podmioty, które pozostają w stałych relacjach gospodarczych z dedykowanych systemów wymiany informacji (np. narzędzia klasy EDI – Electronic Data Interchange). Aby zapewnić płynną obsługę faktur, zasadne wydaje się także w tym przypadku zastosowanie konsekwentnego sposobu oznaczania faktur, które są dostarczane do nabywcy poprzez EDI, umożliwiającego na ich identyfikację w KSeF w ramach wszystkich faktur dostarczonych przez dostawców. Obieg faktur zakupowych, dostarczanych przez dostawców poprzez EDI najczęściej wymagać będzie utrzymania tej formy wymiany dokumentów, przy czym otwartym pozostaje pytanie w zakresie weryfikacji kompletności takich faktur (dostarczanych poprzez EDI) z danymi w KSeF.

Gotowość organizacji na obowiązkowy KSeF

Istotnym zadaniem, które powinna wykonać każda firma przed 1 lipca 2024 roku, jest analiza stosowanych przez nią procedur i systemów, a także wiążących ją umów handlowych, pod względem ich zgodności z Krajowym Systemem e-Faktur. Realizację związanych z tym czynności może wspierać przygotowane przez ekspertów grupy Navigator Capital bezpłatne narzędzie diagnostyczne.

4. Wybór pola w KSeF – jak prawidłowo wykazać numer zamówienia na fakturze ustrukturyzowanej?

Elementem często pojawiającym się na fakturach VAT jest numer zamówienia. Warto więc przeanalizować, jak powinien być on wykazywany podczas fakturowania w KSeF.

Czytaj dalej

Rozbudowana struktura faktury wystawianej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) obejmuje pola obowiązkowe (lub opcjonalne), których wypełnienie czyni zadość wymaganiom przepisów o podatku od towarów i usług, oraz elementy fakultatywne, które mają pomóc podatnikom w obsłudze fakturowania, ale korzystanie z nich pozostaje dobrowolne. Do danych, które często pojawiają się na fakturach, choć w zasadzie nie mają znaczenia fiskalnego, należy numer zamówienia zakupu. Przyjrzyjmy się zatem możliwościom wykorzystania pól faktury ustrukturyzowanej dla wykazania tego numeru w KSeF, gdyż oczekiwaniem odbiorcy faktury może być utrzymanie konieczności zamieszczania numeru zamówienia zakupu w treści e-faktury.

Pola e-faktury – obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne

Przed przystąpieniem do bardziej szczegółowych rozważań warto przypomnieć podział elementów (pól) w KSeF. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów plik XML, w którym zapisywana jest faktura ustrukturyzowana, zawiera następujące pola (elementy):

– obligatoryjne – zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne), obligatoryjny charakter danego pola wynika bowiem z przepisów ustawy o VAT i warunkuje go struktura logiczna wzoru,

– opcjonalne – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy, sama poprawność semantyczna pliku nie wymaga jednak jego wypełnienia,

– fakultatywne – wypełnienie pola nie jest konieczne ani dla poprawności semantycznej pliku, ani na gruncie przepisów ustawy o VAT, obowiązek jego wypełnienia może jednak wynikać z ustaw szczególnych.

Numer zamówienia lub umowy – element WarunkiTransakcji

Informacje dotyczące warunków transakcji, na podstawie których realizowana jest dostawa towarów lub świadczenie usług dokumentowane fakturą, zawiera element fakultatywny WarunkiTransakcji. Częściami wspomnianego elementu są z kolei elementy „Umowy” oraz „Zamowienia”, mieszczące w sobie – odpowiednio – pola „DataUmowy” i „NrUmowy” oraz „DataZamówienia” i „NrZamowienia”. Ponieważ przepisy dotyczące obowiązkowych elementów faktury nie ulegają zmianie wraz z wejściem w życie wymogu korzystania z KSeF, wypełnienie tych pól pozostanie nadal – de iure – dobrowolne. Nie stoi to jednak na przeszkodzie ustaleniu przez strony, że sprzedawca będzie w nich wskazywał numery zamówień (umów), aby umożliwić nabywcy zautomatyzowaną segregacją otrzymywanych faktur.

Numer zamówienia w KSeF – faktury zaliczkowe

Zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności opodatkowanej musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku. Z tego względu twórcy KSeF dla informacji dotyczących faktur zaliczkowych przeznaczyli odrębny element Fa/Zamowienie. W praktyce oznacza to, że informacje, jakie sprzedawca dla faktur innych niż zaliczkowe wskazuje w polach należących do elementu „WarunkiTransakcji”, może on umieścić w polach fakultatywnych „UU_IDZ” (w świetle objaśnień Ministerstwa Finansów jest ono polem tekstowym zawierającym uniwersalny, unikalny identyfikator danych, umożliwiający jednoznaczne zidentyfikowanie wiersza zamówienia lub umowy. Pożądaną unikalnością pola UU_IDZ jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika) lub IndeksZ (w opisie MF – pole przeznaczone do wpisania wewnętrznego kodu zamawianego towaru lub usługi nadanego przez podatnika albo dodatkowego opisu zamawianego towaru lub usługi, przy czym kod lub opis nie mogą przekroczyć 50 znaków).

Zgodność systemów z KSeF – wyzwania i diagnostyka

Prawidłowe oznaczanie numeru zamówienia (oraz innych informacji, których podanie będzie obowiązkowe na mocy przepisu prawa lub postanowień kontraktowych) wiąże się z uzgodnieniem funkcjonalności systemu księgowego sprzedawcy z odpowiednimi polami faktury ustrukturyzowanej. Podatnicy, którzy korzystają ze specjalistycznego, dostosowanego do potrzeb ich firmy, oprogramowania fakturującego, powinni zapewnić, aby operacje w tych systemach znajdowały odzwierciedlenie w polach faktur ustrukturyzowanych. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest także zapewnienie przyjaznego dla użytkownika, intuicyjnego interfejsu systemów księgowych. W osiągnięciu tego stanu pomoże przeprowadzenie przed 1 lipca 2024 roku szerokiego przeglądu stosowanych w organizacji narzędzi informatycznych i procedur. Przy analizie stanu gotowości firmy na obowiązkowe stosowanie KSeF warto skorzystać z bezpłatnego narzędzia diagnostycznego przygotowanego przez specjalistów grupy Navigator Capital.

Więcej szczegółów dotyczących tego narzędzia znajdą Państwo tutaj.

5. Rabat retro wobec wymagań KSeF – na co zwrócić uwagę?

Obowiązek korzystania z KSeF przynosi podatnikom udzielającym rabatów retro istotne korzyści. Pojawią się jednak także wyzwania, które będą wiązały się m.in. z masowością faktur-korekt wystawianych w postaci ustrukturyzowanej.

Czytaj dalej

Prawidłowe korygowanie faktur stanie się z pewnością jednym z kluczowych wyzwań, jakie czekają podatników po wprowadzeniu – z dniem 1 lipca 2024 r. – obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy to także wystawiania faktur-korekt w związku z udzielaniem rabatu, w szczególności – tzw. rabatu retro. W praktyce rynkowej rabatów tego rodzaju udziela się, gdy w danym okresie rozliczeniowym nabywca przekroczy określony umową poziom zakupów. Ich zastosowanie polega na zwróceniu nabywcy części ceny za nabyte towary lub usługi. W ślad za udzieleniem takiego upustu konieczne staje się dokonanie korekty faktur VAT.

Za i przeciw

Z jednej strony konsekwencje zastosowania KSeF są w tym zakresie oceniane pozytywnie przez doktrynę i uczestników obrotu. Ponieważ potwierdzenie dostarczenia nabywcy faktury korygującej zostanie automatycznie wygenerowane w KSeF, nie będzie już konieczne drobiazgowe gromadzenie dokumentacji dotyczącej uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania (przynajmniej dla celów zastosowania mocno profiskalnych regulacji SLIM VAT 1).

Warto jednak podkreślić, że wskutek obligatoryjności korzystania z KSeF pojawią się nowe wyzwania o charakterze tyleż podatkowym, ileż organizacyjnym. Wiążą się one z masowością wystawiania faktur korygujących oraz wymaganiami formalnymi, jakie będzie stawiał KSeF. Podstawowe znaczenie ma tu bowiem fakt, że zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT na każdej fakturze korygującej będzie należało podać numer pierwotnej faktury ustrukturyzowanej nadany przez KSeF (ma to zastosowania jedynie do faktur pierwotnych wystawionych w postaci ustrukturyzowanej). Wolumen przetwarzanych przez podatnika faktur może jednak utrudnić płynną realizację tego obowiązku, zwłaszcza jeśli w grę wchodziłoby korygowanie faktur wystawionych kilka miesięcy wstecz.

Z pomocą przychodzi sam Krajowy System e-Faktur, którego funkcjonalności pozwalają na korygowanie wszystkich faktur wystawionych wybranemu kontrahentowi w danym okresie (o ile zostały one sporządzone w postaci ustrukturyzowanej – w przeciwnym razie w korekcie wygenerowanej w KSeF konieczne będzie wskazanie ich numerów). Należy przy tym zaznaczyć, że funkcjonalność zautomatyzowanego wystawienia zbiorczej faktury korygującej dla faktur z określonego przedziału czasowego dotyczy jednak tylko korekty wszystkich faktur dla danego kontrahenta. Jeżeli podatnik chciałby dokonać korekty tylko niektórych z nich, musi zrealizować ten czynność oddzielnie dla każdej faktury.

Jak się przygotować?

Konieczność obsłużenia dużej liczby korekt faktur ustrukturyzowanych w związku z udzielaniem rabatów retro wymaga odpowiedniego dostosowania procedur wewnętrznych oraz systemów, które w założeniu powinny być interoperacyjne z KSeF. Osiągnięciu tego celu sprzyja niewątpliwie przeprowadzenie kompleksowej diagnostyki systemów i procedur, jakie stosuje organizacja. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom rynku, eksperci grupy Navigator Capital stworzyli bezpłatne narzędzie diagnostyczne, wspierające samodzielną analizę gotowości przedsiębiorstwa do wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Więcej szczegółów znajdą Państwo na naszej stronie internetowej poświęconej KSeF.

6. Umowy handlowe – jak zabezpieczyć pozycję sprzedawcy w realiach KSeF?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF zmienia zasady współpracy między przedsiębiorcami. Zarówno nabywca, jak i sprzedawca muszą więc przejrzeć postanowienia wiążących ich umów handlowych, aby ustalić, czy w realiach Krajowego Systemu e-Faktur nie tworzą one nowych obszarów ryzyka biznesowego.

Czytaj dalej

Na problematykę dostosowania umów handlowych do nowego stanu prawnego, w którym fakturowanie będzie realizowane wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur, należy spojrzeć także z perspektywy sprzedawcy. To sprzedawca bowiem (wyjąwszy specyficzny przypadek samofakturowania) wystawia fakturę za dostarczone nabywcy towary lub usługi. Wdrożenie obowiązkowego KSeF będzie skutkować powstaniem wyzwań, na które powinien on zwrócić uwagę przy negocjowaniu aneksów do umów.

Umowy handlowe wobec KSeF – perspektywa nabywcy i sprzedawcy

Wiele zmian do umów handlowych zostanie wprowadzonych z inicjatywy nabywcy. Otrzymując liczne faktury, będzie on chciał zadbać o ich właściwą selekcję. Należy bowiem przyjąć, że w ramach wdrożenia KSeF w swojej organizacji nabywca wprowadzi automatyzację segregacji faktur na podstawie dodatkowych danych (np. numeru zamówienia). Z tego powodu umowa powinna regulować konsekwentny sposób oznaczania faktur w udostępnionych przez KSeF polach fakultatywnych. Po dostosowaniu zaś do realiów KseF postanowienia kontraktowe dotyczące fakturowania obligowałyby sprzedawcę do wypełniania – niezależnie od pól obowiązkowych, wymaganych ustawą o VAT – także niektórych pól fakultatywnych.

Z punktu widzenia sprzedawcy, jak się wydaje, ważną rolę mogą odgrywać kwestie związane z pozafiskalnym znaczeniem faktury, mocno utrwalonym w polskim obrocie gospodarczym. Pozafiskalna rola faktury polega na traktowaniu jej przez strony stosunku zobowiązaniowego np. jako wezwania do zapłaty. Niekiedy, zwłaszcza jeśli strony nie zdecydowały się na zawarcie kompleksowej umowy, faktura VAT stanowi wręcz źródło zobowiązania – przez jej przyjęcie dłużnika zobowiązuje się do zapłaty ceny wskazanej na tym dokumencie w terminie w nim określonym. Rewolucja, związana z wdrożeniem obowiązkowego KSeF, pozbawia fakturę VAT tego znaczenia, czyniąc ją praktycznie tylko dowodem naliczenia podatku VAT. Kwestię tę można rozwinąć, posługując się przykładami doręczania faktur i załączników po 1 lipca 2024 roku.

Załączniki i notyfikacje

Dotychczas w umowach między przedsiębiorcami często określano, że bieg terminu płatności rozpoczyna się z chwilą doręczenia nabywcy faktury w sposób wskazany w umowie (np. pocztą elektroniczną lub przez narzędzie do wymiany danych). W nowym stanie prawnym datą otrzymania faktury będzie data jej skutecznego przesłania do KSeF (po wprowadzeniu do systemu następuje walidacja faktury, a następnie wystawienie UPO). Teoretycznie tego typu postanowienia, wobec ograniczeń swobody umów wynikających z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, w stosunku do czynnych podatników VAT utracą moc z dniem 1 lipca 2024 roku bez potrzeby aneksowania poszczególnych umów.

Komplikacje mogą się jednak pojawić, jeśli zgodnie z obowiązującymi kontraktami termin płatności biegnie od doręczenia nie faktury, ale innego dokumentu powiązanego z nią przedmiotowo (np. protokołu wykonania określonych prac lub dostarczenia towarów). Warto bowiem przypomnieć, że techniczne funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur nie pozwalają na dodawanie załączników do faktur ustrukturyzowanych. Konieczne okaże się zatem, aby umowa między przedsiębiorcami regulowała sposób doręczania tych dokumentów. Służyć temu mogą postanowienia określające, że ich obieg będzie odbywał się konkretnym kanałem komunikacji (np. w systemie klasy EDI).

W Krajowym Systemie e-Faktur nie przewidziano automatycznego doręczania nabywcy notyfikacji mailowych o przesłaniu faktury do systemu przez sprzedawcę. Istnieje zatem ryzyko, że nabywca, który nie otworzył swojego profilu bezpośrednio po otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej, nie skieruje jej na czas do płatności. W interesie sprzedawcy pozostaje więc ustalenie z nabywcą procedury bieżącego informowania kontrahenta o fakturach przesyłanych do KSeF.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF – czynności diagnostyczne

Przegląd umów regulujących stosunki prawne z nabywcami i dostawcami jest jednym z kluczowych elementów przygotowania do obowiązkowego stosowania KSeF. Jego realizacja nie wyczerpuje jednak katalogu czynności, jakie należy podjąć, aby dostosować firmę do wystawiania faktur wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej. Warto zatem rozważyć skorzystanie z bezpłatnego narzędzia diagnostycznego stworzonego przez specjalistów z grupy Navigator Capital.

Więcej szczegółów na jego temat znajdą Państwo tutaj.

7. Umowy handlowe w realiach KSeF – zakres niezbędnego dostosowania

Wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF każe przeanalizować obowiązujące umowy handlowe pod względem ich spójności z wymogiem wystawiania faktur jedynie w postaci ustrukturyzowanej.

Czytaj dalej

Rewolucja w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych, którą przyniesie rozciągnięcie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF na praktycznie wszystkich przedsiębiorców w Polsce (od 1 lipca 2024 r. – wszystkich czynnych podatników VAT, od 1 stycznia 2025 r. – podatników zwolnionych), wywrze wpływ na sposób prowadzenia biznesu. Relacje handlowe, a w szczególności – umowy stanowiące ich podstawę, będą musiały zostać dostosowane do wymagającego formalnie środowiska Krajowego Systemu e-Faktur.

Sposób fakturowania – czy trzeba dostosować postanowienia umowy?

W niemal każdej umowie znajdziemy postanowienia regulujące formę oraz sposób doręczenia faktury nabywcy. Wobec faktu, że z dniem 1 lipca 2024 r. wystawiania faktur poza KSeF nie będzie – z nielicznymi wyjątkami potwierdzającymi regułę – dopuszczalne, w związku z cywilistycznymi ograniczeniami swobody umów należałoby przyjąć, że postanowienia tego rodzaju zostaną uchylone przepisem prawa. W ujęciu teoretycznym aneksowanie kontraktów jest więc zbędne. Praktyka obrotu gospodarczego powinna jednak skłaniać strony do zawarcia aneksu dostosowującego umowę do aktualnego stanu prawnego.

Ponieważ twórcy KSeF położyli nacisk na funkcjonalności mające znaczenie ściśle fiskalne, poświęcając mniej uwagi pozapodatkowej roli faktury, powstanie konieczność znalezienia nowych form dla niektórych czynności do tej pory realizowanych z wykorzystaniem faktur VAT lub ich załączników. Przyjrzyjmy się zatem wybranym obszarom, w których może okazać się potrzebne dostosowanie umów handlowych do realiów KSeF.

Doręczanie załączników

Funkcjonalności KSeF nie pozwalają na dodawanie załączników do faktur ustrukturyzowanych. Takie dokumenty – niemające znaczenia podatkowego, ale pełniące istotną rolę w obrocie – będą zatem przesyłane poza KSeF (lub tylko w nim linkowane). Jeżeli podatnicy pozostają ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych i posługują się wyspecjalizowanymi narzędziami do wymiany informacji (np. systemami klasy EDI), powinni oni rozważyć uregulowanie w umowie określającej ich relacje sposób, w jaki mają być przesyłane dokumenty tego rodzaju. Zmiany obejmą te postanowienia umowy, które statuują ich doręczanie wraz z fakturą – w realiach obowiązkowego KSeF staną się one bowiem dokumentami w praktyce autonomicznymi. Ważne jest jednak, aby nadal istniała możliwość łatwego ich powiązania z konkretną fakturą ustrukturyzowaną (np. poprzez podanie jej numeru w dokumencie przesyłanym przez EDI).

Konsekwentne oznaczanie faktur

Prawidłowe oznaczanie faktur w KSeF (oraz pozostałej dokumentacji handlowej) stanowi element, którego regulacja umowna wymagać będzie uwagi uczestników obrotu. Struktura e-faktury w KSeF zawiera – oprócz pól obowiązkowych, do wypełnienia których obligują przepisy ustawy o VAT – także pola fakultatywne, pozwalające na umieszczenie dodatkowych informacji, użytecznych dla stron stosunku gospodarczego udokumentowanego tą fakturą. Wskazanie na fakturze tego rodzaju danych staje się istotne, jeśli nabywca posługuje się systemami segregującymi faktury w sposób zautomatyzowany według ich szczególnego oznaczenia (np. numeru zamówienia). W przypadku gdy dane te nie znajdą się w polach faktury ustrukturyzowanej, interoperacyjny z KSeF system księgowy podatnika nie rozpozna właściwie dokumentu i – wskutek tego – nie przekaże go do odpowiedniego działu po stronie nabywcy. Konsekwencją przedstawionego biegu wypadków może być, poza opóźnieniem płatności, także ryzyko ujawnienia wiedzy o zdarzeniu gospodarczym osobom nieuprawnionym (dotyczy to zwłaszcza faktur poufnych).

Postępowanie w razie awarii KSeF

Umowy handlowe powinny również regulować sposób działania w sytuacji, kiedy doszłoby do przerwy w funkcjonowaniu KSeF. Jak już wskazywaliśmy, wskutek awarii KSeF podatnik wraca do tradycyjnego sposobu doręczania faktur (choć musi oznaczyć fakturę kodem QR, a po ustaniu awarii przesłać ją do KSeF). Aby uniknąć wątpliwości i usprawnić działania związane z obsługą płatności, kontrahenci mogą wskazać w umowie lub odrębnym porozumieniu adres poczty elektronicznej, na który sprzedawca będzie wysyłał fakturę w razie niedostępności KSeF.

Diagnostyka procedur i systemów

Wdrożenie stosowania KSeF w organizacji wiąże się z koniecznością przeprowadzenie wieloaspektowej analizy umów, procedur i narzędzi wykorzystywanych w firmie. W związku z tym zachęcamy do poznania bezpłatnego narzędzia diagnostycznego przygotowanego przez specjalistów grupy Navigator Capital.

Więcej szczegółów znajdą Państwo na naszej stronie internetowej.

8. Awaria za awarią i jeszcze prace serwisowe – sposób działania podatnika w czasie technicznej niedostępności KSeF

Żaden system informatyczny nie jest niezawodny. Warto zatem przeanalizować sposób prawidłowego działania podatnika w sytuacji, gdy KSeF – jedyne narzędzie wystawiania faktur – stanie się niedostępny z powodu awarii.

Czytaj dalej

Oczywistym skutkiem obowiązkowego przejścia na fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur będzie pełna elektronizacja wystawiania faktur w obrocie między przedsiębiorcami zarejestrowanymi jako czynni podatnicy VAT w Polsce. Jest to zmiana, która otworzy przed przedsiębiorcami perspektywy usprawnienia procesów biznesowych, np. poprzez ograniczenie obiegu dokumentów papierowych lub dokumentów elektronicznych w różnych formatach zapisu. To, co stanowi zaletę każdego rozwiązania, może jednak – w pewnych okolicznościach – okazać się jego wadą. W tym kontekście trzeba więc rozważyć skutki awarii platformy KSeF dla działalności uczestników obrotu gospodarczego.

Żaden system informatyczny nie jest niezawodny. Zawodność rozwiązań technologicznych nierzadko objawia się w przypadku narzędzi nowych, poniekąd eksperymentalnych – a takim, do pewnego stopnia, wciąż pozostaje KSeF. W szczególności rozciągnięcie jego obowiązkowego stosowania na wszystkich czynnych podatników VAT z dniem 1 lipca 2024 r., a z 1 stycznia 2024 r. na podatników zwolnionych, zwielokrotni liczbę dokumentów przetwarzanych w każdym czasie przez ten system. Będzie on musiał udźwignąć wygenerowanie setek milionów dokumentów dziennie. Mimo nawet najlepszych przygotowań, zarówno nowość rozwiązań technologicznych, jak i bezprecedensowe w dziejach polskiej administracji publicznej obciążenie systemu informatycznego, mogą przyczynić się do powstawania awarii.

Warto zatem przeanalizować sposób prawidłowego działania podatnika w sytuacji, gdy KSeF – jedyne narzędzie wystawiania faktur – nie będzie dostępny z powodu awarii.

Działanie – z konieczności – poza KSeF

Sposób został kompleksowo uregulowany przez ustawodawcę. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że wskutek awarii czasowo powraca tradycyjna metoda fakturowania. Zgodnie bowiem z art. 106nf ust. 1-2 (w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 r.) w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej, odpowiadającej jednak wzorowi faktury ustrukturyzowanej. W przypadku udostępnienia takiej faktury nabywcy („w sposób uzgodniony”, czyli elektronicznie lub nawet papierowo, a zatem inaczej niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur), podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury wystawionej awaryjnie poza KSeF kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur. Na podatniku, który skorzystał z awaryjnego trybu wystawienia faktury poza KSeF, będzie też ciążył obowiązek przesłania tak wystawionych faktur do KSeF w terminie 7 dni od dnia zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4). Należy zaznaczyć, że w warunkach awarii KSeF za datę wystawienia faktury elektronicznej wystawionej w okresie awarii systemu będzie uznawana data wskazana na tej fakturze przez podatnika, za datę zaś jej otrzymania – data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę.

Kiedy zaczyna się i kończy awaria?

Szczegółowej regulacji doczekała się kwestia momentu wystąpienia i zakończenia awarii. Zgodnie z art. 106 ne ust. 1 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej (lub jeśli także sam BIP uległby awarii – „w środkach społecznego przekazu”) komunikat o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF. Komunikaty te wyznaczają tzw. okres awarii, a zatem okres, w którym podatnicy wystawiają faktury poza KSeF, oraz – w przypadku komunikatu o zakończeniu awarii – początek biegu terminu na przesłanie faktury do KSeF. Ustawodawca – realistycznie oceniając niezawodność publicznych systemów IT – przewidział także sytuację, w której bezpośrednio po usunięciu awarii, a w czasie biegu terminu na przesłanie faktury do KSeF, nastąpi kolejna awaria (art. 106 nf ust. 5 ustawy o VAT). Jeśli w takich okolicznościach system stanie się niedostępny dla użytkowników, termin rozpocznie bieg – by użyć języka samej ustawy – „od dnia zakończenia kolejnej awarii”.

Warto zaznaczyć, że niedostępność systemu może wynikać nie tylko z awarii, ale także z potrzeby przeprowadzenia prac serwisowych. Tego rodzaju przerwy w dostępności KSeF będą również komunikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Aby nie ograniczać obrotu, mają zachodzić tylko w godzinach nocnych.

Diagnostyka procedur

Najlepszym sposobem przygotowania się na obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest przeprowadzenie diagnostyki procedur i systemów firmy używanych do obsługi fakturowania. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, specjaliści grupy Navigator Capital przygotowali bezpłatne narzędzie diagnostyczne.

Więcej szczegółów znajdą Państwo tutaj.

9. Przywilej pieczęci – kwalifikowana pieczęć elektroniczna sprzyja korzystaniu z KSeF

Każdy podmiot, który posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF (w ramach tzw. uprawnień właścicielskich) bez obowiązku uprzedniego przesłania zgłoszenia do urzędu skarbowego. Co więcej, korzystanie z takiego sposobu autoryzacji pozwala uniknąć ryzyka wynikającego ze zmian kadrowych w firmie.

Czytaj dalej

Ustalony przez prawodawcę sposób nadawania uprawnień w KSeF wymusza rozwagę przedsiębiorcy przy podejmowaniu decyzji o nadaniu uprawnień konkretnej osobie fizycznej. Systemowe ograniczenie możliwości wskazania tylko jednej osoby fizycznej oznacza bowiem, że cała organizacja w kluczowym obszarze dokumentowania zdarzeń gospodarczych polega na tym właśnie pracowniku. Ponieważ nie da się wykluczyć zakończenia współpracy z taką osobą, czy to ze względu na jej nagłe zwolnienie (np. dyscyplinarne), czy też zdarzenia losowe, decyzja o upoważnieniu osoby fizycznej może skutkować ryzykiem przerwania ciągłości fakturowania. Środkiem, który pozwala to ryzyko ograniczyć, jest korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Instytucję kwalifikowanej pieczęci elektronicznej reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE z 28.8.2014 r., L 257/73), powszechnie znane jako rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z art. 3 pkt 25 powołanego rozporządzenia „pieczęć elektroniczna” oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych. Z kolei „kwalifikowaną pieczęć elektroniczną” rozporządzenie eIDAS (art. 3 pkt 27) definiuje jako zaawansowaną pieczęć elektroniczną, która została złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej (cechy wspomnianych urządzeń i certyfikatów zostały szczegółowo określone w załącznikach do rozporządzenia eIDAS). Nie dokonując bardziej dogłębnej analizy przepisów rozporządzenia dotyczących pieczęci elektronicznych ani kierunków unijnej reformy w zakresie autoryzacji elektronicznej, wystarczy tu podkreślić, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest przypisana do osoby prawnej, nie zaś konkretnej osoby fizycznej, co czyni ją „odporną” na zmiany kadrowe w spółce.

Autoryzacja osoby prawnej w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Każdy podmiot, który posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF (w ramach tzw. uprawnień właścicielskich) bez obowiązku uprzedniego przesłania zgłoszenia do urzędu skarbowego. Skoro zaś – jak wspominano – kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną autoryzuje się spółka, a nie jej pracownik, znika ryzyko, że odejście osoby upoważnionej do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF sparaliżuje dokumentowanie zdarzeń gospodarczych w firmie. Wymóg, aby kwalifikowana pieczęć elektroniczna była powiązana z konkretnym NIP wynika natomiast z ograniczenia kręgu podmiotów obowiązanych fakturować w KSeF do tych przedsiębiorców, którzy zostali zarejestrowani dla potrzeb podatku VAT w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną w Rzeczypospolitej Polskiej.

Formularz ZAW-FA – kiedy pozostanie niezbędny?

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP, w celu nadania uprawnień osobie fizycznej odpowiedniego poziomu uprawnień w KSeF muszą dokonać odrębnego zgłoszenia takiej osoby – na formularzu ZAW-FA – naczelnikowi urzędu skarbowego.

Analiza gotowości do KSeF

Złożoność systemu uprawnień do KSeF oraz specyfika autoryzacji w tym systemie powinny skłaniać przedsiębiorców do przeprowadzenia kompleksowej oceny ich gotowości do obowiązkowego wystawiania faktur wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej. Dotyczy to nie tylko używanych w organizacji rozwiązań informatycznych (np. systemów klasy ERP, EOD, EDI), ale także obowiązujących w niej procedur, z uwzględnieniem tzw. czynnika ludzkiego. Realizacji tego zdania może służyć bezpłatne narzędzie diagnostyczne przygotowanie przez zespół grupy Navigator Capital.

Więcej szczegółów znajdą Państwo na naszej stronie internetowej.

10. „To nie do mnie” - co powinien zrobić podatnik, który otrzymał cudzą fakturę w KSeF?

Na zagadnienie korekty faktury ustrukturyzowanej w KSeF warto spojrzeć także od strony podatnika, który otrzymał fakturę ze swoim NIP, niedotyczącą jednak transakcji związanej z jego działalnością.

Czytaj dalej

W jednym z ostatnich artykułów poruszyliśmy problem korekty e-faktury wobec zniesienia instytucji noty korygującej.

Jak wspomnieliśmy, szczególnie jaskrawo sytuacja taka uwidocznia się w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej z błędnym NIP. Wobec faktu, że KSeF nie pozwala podatnikowi, który fakturę otrzymał, na jej techniczne odrzucenie (tj. wyeliminowanie z KSeF) jako adresowanej „nie do niego”), sprzedawca musi wystawić korektę „do zera”, a następnie nową fakturę pierwotną, już z prawidłowym NIP. Z tej perspektywy to sprzedawca powinien zadbać o szybką poprawę swojego błędu, gdyż, w zasadzie, nie otrzyma on również płatności wynikającej z błędnie wystawionej faktury (chyba, że kupujący nie dostrzeże takiej sytuacji).

Na zagadnienie to warto także spojrzeć od strony podatnika otrzymującego „zabłąkaną” fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Jak powinien postąpić, skoro nie ma on technicznej możliwości jej odrzucenia w KSeF?

Zignorować, czy podjąć próbę (niekiedy desperacką) kontaktu z wystawcą?

Czysto teoretycznie, podatnik mógłby po prostu fakturę zignorować, nie uwzględniając jej w rozliczeniu VAT.

Innym rozwiązaniem, opartym na pewnym naturalnym odruchu, byłoby podjęcie próby kontaktu z wystawcą faktury (sprzedającym). Podatnik zwracałby się wtedy do podmiotu, od którego fakturę otrzymał, z żądaniem o przeprowadzenia korekty „do zera”. Jeśli potrzebne dane kontaktowe nie są ujawnione na fakturze, podjęcie takich działań wymaga odszukania danych podmiotu w CEIDG lub KRS, a następnie wysłania wystawcy wiadomości pocztą elektroniczną lub przeprowadzenia z nim rozmowy telefonicznej. Często jednak ten sposób postępowania może okazać się utrudniony, zwłaszcza jeśli odbiorca nie utrzymuje jakichkolwiek relacji gospodarczych z podmiotem, który fakturę wystawił. Skoro przepisy prawa nie statuują obowiązku podania adresu email, numeru telefonu czy witryny internetowej w CEIDG (ani nawet obowiązku ich posiadania), może okazać się, że odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie ma możliwości legalnego ustalenia danych kontaktowych wystawcy. Pozostawałaby wtedy próba kontaktu pocztą tradycyjną na adres podany w rejestrach urzędowych lub na samej fakturze, co jednak skutkowałoby znacznym rozciągnięciem w czasie całej procedury. Warto zresztą podkreślić, że wystawienie faktury-korekty przez sprzedającego wskutek przekazania stosownego żądania przez niewłaściwego odbiorcę faktury ustrukturyzowanej, jest w praktyce wyrazem dobrej woli tego pierwszego.

Należyta staranność

Od wielu lat organy podatkowe zwracają uwagę na dochowanie przez podatnika tzw. należytej staranności. Dotyczy to zwłaszcza sfery rozliczeń VAT. Jednym z kluczowych wymogów związanych z zachowaniem należytej staranności jest dokładne weryfikowanie kontrahentów. W realiach KSeF będzie to możliwe, jak dotychczas, na etapie nawiązywania relacji biznesowej. Jak wskazaliśmy, staje się to jednak trudniejsze przy obsłudze przyjmowania dowodów księgowych. W tym kontekście warto też wspomnieć o czynniku, który – mimo wszystko – będzie sprzyjał dochowaniu należytej staranności. Fakt, że NIP ujawniony na każdej fakturze zostanie automatycznie zwalidowany przez KseF pozwoli wyeliminować ryzyko otrzymania faktury od podmiotu, który nie posiada ważnego NIP. Co więcej, wszystkie faktury (także te dotychczas dostarczane różnymi kanałami komunikacji, np. pocztą elektroniczną czy fizycznie przez pracowników) zostaną udostępnione bezpośrednio i wyłącznie przez KSeF. Pojawi się zatem dodatkowy element centralizacji (a co za tym idzie, kontroli) obiegu dokumentów w firmie. To rzeczywistość obowiązkowego stosowania KSeF pokaże jednak, jakie czynności – zdaniem organów podatkowych – składają się na należytą staranność w nowych realiach.

Ponieważ w działalności żadnego przedsiębiorstwa nie da się wykluczyć zaistnienia sytuacji nietypowych, skutkujących podwyższonym ryzykiem, warto rozważyć przeprowadzenie diagnostyki swoich systemów i procedur jeszcze przed 1 lipca 2024 roku. Aby ułatwić to zadanie, specjaliści z Navigator Capital przygotowali bezpłatne narzędzie diagnostyczne (dostępne tutaj).

Więcej szczegółów znajdą Państwo na naszej stronie.

11. KSeF – w gąszczu uprawnień

Niewątpliwie, dość złożona, wielopoziomowa struktura uprawnień do wystawiania faktur w KSeF powinna skłaniać podatników do podejmowania przemyślanych decyzji związanych z przyznawaniem określonych dostępów poszczególnym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym (np. pracownikom firmy świadczącej usługi księgowe).

Czytaj dalej

Wśród wielu wyzwań, jakie stawia podatnikom wprowadzenie – z dniem 1 lipca 2024 r. – obowiązku wystawiania faktur VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), będzie odpowiednie określenie kręgu osób uprawnionych do generowania faktur ustrukturyzowanych powstających w wyniku działalności przedsiębiorstwa. Aby zastosować podejście, które zminimalizuje ryzyko nie tylko podatkowe, ale także organizacyjne, warto poznać bliżej modele uprawnień w KSeF) i sposoby ich nadawania.

Nadawanie uprawnień

Uprawnienia do KSeF można nadać na dwa sposoby:

a) elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień;

b) w postaci papierowej – podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Należy jednak podkreślić, że nadawanie uprawnień w ten sposób jest dopuszczalne (i obowiązkowe) jedynie w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP. Podatnicy, którzy osobami fizycznymi nie są, ale posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zawiadamiania organu podatkowego.

Standardowy model uprawnień

Bezpośrednie (w terminologii używanej przez Ministerstwo Finansów pojawiają się też określenia: pierwotne, domyślne lub właścicielskie) uprawnienia do KSeF posiada podatnik. Obejmują one uprawnienia do:

nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Uprawnienia tego typu są przypisane automatycznie osobom fizycznym, komornikom oraz podatnikom niebędącym osobami fizycznymi, ale posiadającymi elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, bez konieczności sporządzania specjalnego zgłoszenia. Korzystanie z systemu następuje po dokonaniu autoryzacji Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie same uprawnienia podatnik może nadać osobie fizycznej identyfikowanej na podstawie NIP, numeru PESEL (dopuszczalną metodą identyfikacji jest też tzw. zarejestrowany odcisk palca certyfikatu podpisu). W tym przypadku konieczne pozostaje jednak dokonanie zgłoszenia w formie stosownej dla danego podmiotu.

Funkcjonalności KSeF dopuszczają nadawanie także niższego poziomu uprawnień, obejmującego jedynie dostęp do faktur oraz ich wystawiania (może to dotyczyć np. przedsiębiorców, którzy chcieliby zlecić wystawianie faktur ustrukturyzowanych biuru rachunkowemu).

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że każdy podatnik może delegować uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień w KSeF tylko jednej osobie fizycznej. To systemowe ograniczenie sprawia, że podatnik musi wykazać się roztropnością przy wyborze osoby, której takie uprawnienia przekaże. Sytuacje losowe lub konfliktowe – a te nie są rzadkością w żadnym przedsiębiorstwie – dotyczące osoby dysponującej szerokimi uprawnieniami w KSEeF, mogą sparaliżować działalność firmy w kluczowym obszarze dokumentowania zdarzeń gospodarczych.

Samofakturowanie

Funkcjonalności KSeF pozwalają także na samofakturowanie. Sprzedawca, w celu umożliwienia nabywcy samofakturowania w KSeF, powinien nadać mu odpowiedni poziom uprawnień. Wskutek tego nabywca uzyska uprawnienia także do nadawania podmiotom, które będą realizowały na jego rzecz czynności samofakturowania, uprawnień pośrednich do wystawiania faktur w jego imieniu.

Grupy VAT

Chociaż grupa VAT – jako względnie nowa instytucja prawa podatkowego – nie zyskała jeszcze istotniejszej popularności, warto wspomnieć o konsekwencjach wprowadzenia obowiązkowego KSeF dla zarządzania uprawnieniami do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w tych grupach.

Model uprawnień, jaki stworzono dla grup VAT, stanowi model dodatkowy, wprowadzony obok modelu podstawowego. Różnica między modelem przewidzianym dla grupy VAT a modelem podstawowym polega przede wszystkim na przyznaniu podatnikowi – sprzedawcy GRV – uprawnienia do zarządzania członkami grupy VAT. W praktyce obsługi systemu konieczne będzie także zwrócenie uwagi na zawartość poszczególnych sekcji. Przykładowo, jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, wystawienie faktury na podstawie uprawnienia do wystawiania faktur w modelu GRV, jest możliwe tylko wtedy, gdy dane członka grupy VAT wraz z jego numerem NIP znajdą się w sekcji „Podmiot3”, pole „Rola” przyjmie zaś wartość „9” (członek grupy VAT – wystawca). Mocno kazuistyczny charakter instrukcji zamieszczonych na stronach resortu finansów wskazuje zatem na potrzebę bardzo starannego wypełniania niezbyt intuicyjnie opisanych pól e-faktury, co z kolei wymaga odpowiedniego przeszkolenia personelu.

Dalsze kroki

Niewątpliwie, dość złożona, wielopoziomowa struktura uprawnień do wystawiania faktur w KSeF powinna skłaniać podatników do podejmowania przemyślanych decyzji związanych z przyznawaniem określonych dostępów poszczególnym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym (np. pracownikom firmy świadczącej usługi księgowe). Najbardziej efektywnym sposobem na znalezienie dobrego rozwiązania będzie prawidłowe dostosowanie systemów i procedur stosowanych w organizacji do wdrożenia obowiązkowego KSeF. W szczególności warto ocenić, jakie poziomy uprawnień są niezbędne dla zapewnienia płynności i spójności operacji spółki, oraz ustalić, które osoby powinny otrzymać uprawnienia danego rodzaju.

Działania te składają się na proces diagnostyki gotowości do KSeF. Jego przeprowadzenie może ułatwić bezpłatne narzędzie przygotowane przez specjalistów z Navigator Capital Group.

Więcej szczegółów znajdą Państwo tutaj

12. Korekta faktury w realiach obowiązkowego KSEF, czyli o starannym podatniku w ustrukturyzowanym świecie

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF zrewolucjonizuje podejście do faktur korygujących.

Czytaj dalej

Z dniem 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Wiele napisano już o tym, że będzie to jedna z najistotniejszych zmian prawa podatkowego ostatnich lat, która wymusi przekształcenie podejścia przedsiębiorców do ich procesów biznesowych. Niezależnie od samego wysiłku organizacyjnego i finansowego, związanego z wdrożeniem stosowania KSEF w spółce, niezbędne okaże się z pewnością odpowiednie szkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Ewentualne błędy mogą bowiem skutkować nie tylko dodatkową pracą związaną z samym przygotowaniem korekty, ale także ekspozycją przedsiębiorcy na pozapodatkowe ryzyko prawne.

Błędny numer NIP

Jedną z przyczyn tego stanu rzeczy jest praktyczne zniesienie instytucji noty korygującej. Oznacza to, że wszelkie błędy – nawet czysto formalne – będą musiały być poprawiane poprzez wystawienie faktury-korekty. Przykładowo, ten sposób postępowania znajdzie zastosowanie w przypadku podania na fakturze nieprawidłowego numeru NIP. Wskutek przesłania do KSeF faktury z NIP podatnika innego niż kontrahent wystawcy, podatnik ten uzyska bowiem dostęp do faktury ze swoim NIP. Inaczej niż dotychczas nie będzie jednak mógł – ze względu na techniczne ograniczenia systemu – faktury odrzucić, zwracając kontrahentowi w bieżącej korespondencji uwagę na zaistniały błąd. Z chwilą wysłania takiej faktury do KSeF i przydzielenia jej numeru w systemie nieprawidłowo wskazany podmiot otrzymuje już bowiem fakturę – z konsekwencjami dla jego rozliczeń. Sytuacja tego rodzaju zmusi więc wystawcę do skorygowania faktury w taki sposób, aby zneutralizować jej wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego przypadkowego odbiorcy. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi (na potrzeby praktyki stosowanej w okresie dobrowolności KSeF) przez Ministerstwo Finansów, w przypadku podania na fakturze błędnego numeru NIP, na podatniku będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury korygującej „do zera” na błędny NIP nabywcy, a następnie nowej faktury pierwotnej, skierowanej już do odpowiedniego podmiotu. Sugerowany przez resort sposób działania wynika z faktu, że funkcjonalności KSeF nie obejmują ustrukturyzowanej noty korygującej. Jedynym sposobem naprawienia błędu pozostaje więc faktura korygująca.

Skutkiem przesłania faktury z błędnym NIP do KSeF będzie nie tylko konieczność wystawienia faktury korygującej i nowej faktury, skierowanej do faktycznego kontrahenta, ale także – zazwyczaj niezamierzone – ujawnienie informacji o samym zdarzeniu, czy wręcz szerzej – relacji biznesowej, przypadkowej osobie trzeciej. Sytuacja taka równałaby się naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa oraz ochrony danych osobowych przez przekazanie informacji o zdarzeniu gospodarczym niezwiązanym z transakcją osobom trzecim.

Analizowany przykład pokazuje, jak bardzo ustawodawca skoncentrował uwagę na czysto fiskalnym przeznaczeniu faktury, pomijając inne role, jakie pełni ona w obrocie. Co więcej, na etapie prac legislacyjnych, jak się wydaje, niedostatecznie uwzględniono okoliczność, że KSeF jest systemem przeznaczonym do szczególnego rodzaju raportowania podatkowego, nie zaś narzędziem obsługującym wzajemne doręczenia między przedsiębiorcami. W tym kontekście jeszcze większego znaczenia nabiera wymóg dochowania przez pracowników wystawiających faktury należytej staranności. Choć ustawodawca tych konsekwencji nie chciał dostrzec, wirtualna rzeczywistość nałoży na „należycie starannego” podatnika jak najbardziej realny obowiązek wzmożonej czujności.

Korekta faktur wystawionych przed 1 lipca 2024 r.

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej będzie dotyczył wyłącznie faktur, które zostały w takiej postaci wystawione (art. 106j ust. 4 VATU w związku z art. 106j ust. 2 pk 2a w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 r.). Oznacza to, że faktura-korekta w stosunku do faktury wystawionej w formie papierowej lub elektronicznej nie podlega wystawieniu w postaci faktury ustrukturyzowanej. Faktury korygujące do faktur pierwotnych wystawionych w postaci ustrukturyzowanej – także przed 1 lipca 2024 r., czyli w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF, podatnicy wystawią już tylko jako faktury ustrukturyzowane. Zgodnie z ogólną logiką KSeF faktura korygująca będzie zawierała numer nadany przez system fakturze pierwotnej.

Jak uniknąć błędów?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej, a w szczególności – zniesienie instytucji noty korygującej stanowią elementy rewolucji związanej z obowiązkowym KSeF, które powinny wyczulić przedsiębiorców na konieczność starannego sporządzania faktur. Osiągnięcie tego celu może ułatwić przeprowadzenie diagnostyki procedur funkcjonujących w organizacji pod kątem ewentualnego ryzyka związanego z błędami przy dostosowaniu procesów biznesowych do realiów narzuconych przez KSeF.

Więcej informacji o narzędziu diagnostycznym oferowanym przez Navigator Capital Group znajdą Państwo tutaj.

DOSTOSOWANIE SIĘ DO KSEF TO WIĘCEJ NIŻ ZMIANA PRZEPISÓW PODATKOWYCH CZY ZMIANA INFORMATYCZNA:

Dostosowanie się do KSeF to spełnienie nowych wymogów prawnych, tzn. wynika ono ze zmian w obowiązujących przepisach, ale skutki tego dostosowania dotyczą znacznie szerszego zakresu zagadnień niż wyłącznie nowe przepisy podatkowe. DOSTOSOWANIE DO KSEF NIE JEST ZATEM WYŁĄCZNIE ZMIANĄ RELACJI Z APARATEM SKARBOWYM.

Dostosowanie się do wymaga dostosowania funkcjonalności lub nawet architektury wykorzystywanych systemów informatycznych, lecz NIE JEST TO WYŁĄCZNIE ZMIANA INFORMATYCZNA, jak to czasem prezentują dostawcy systemów ERP lub innych systemów informatycznych.

W Navigator na dostosowanie się do KSeF patrzymy z perspektywy nowej szansy biznesowej

Elektronizacja faktur sprzedaży to zmiana, której skutki muszą według nas, oprócz niewątpliwie ważnych zagadnień podatkowych i informatycznych, zaadresować również następujące wątki:

Relacje umowne z klientami oraz dostawcami – w szczególności w sytuacji, gdy relacja ta dotyczy kluczowych klientów lub dostawców i oparta jest o zaawansowane narzędzia do wymiany danych transakcyjnych w procesach sprzedażowych lub zakupowych, np. EDI,

Organizacja pracy i współpracy, zarówno wewnątrz firmy, jak i z podmiotami zewnętrznymi zaangażowanymi w prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych, w szczególności w kontekście modyfikacji istniejących procesów sprzedażowych, zakupowych i płatności za faktury,

Kompetencje pracowników i innych osób zaangażowanych w fakturowanie sprzedaży oraz obieg faktur zakupowych – w kontekście nowych obowiązków i zadań, zasad obsługi narzędzi informatycznych, konsekwencji niezgodności z KSeF, itp.

Wybór narzędzia informatycznego wspierającego dostosowanie do KSeF w oparciu o symetryczną relację pomiędzy dostawcą systemu a klientem, tj. w szczególności zaadresowanie różnych wariantów informatycznych dostosowania do KSeF, opartych przede wszystkim na wartości dodanej rozwiązania oraz jego niezawodność.

NASZE WSPARCIE W DOSTOSOWANIU DO KSEF

Świadczymy usługi w zakresie szybkiej weryfikacji stanu przygotowania do KSeF oraz formułowania planu działań niezbędnych do dostosowania się do KSeF, przy uwzględnieniu zarówno wątków podatkowych, informatycznych, jak i organizacyjnych i procesowych.

Świadczymy usługi w zakresie testowania zgodności rozwiązań informatycznych, zastosowanych na potrzeby KSeF do wymagań biznesowych (testy „end to end”).

Diagnoza gotowości do KSeF

wypełnij ankietę i odbierz raport

Zapraszamy także do kontaktu bezpośredniego w temacie KSeF, pod adresem: ksef@navigatorbc.pl

ZOBACZ W CZYM JESZCZE MOŻEMY CI POMÓC

Usługi doradcze związane z Krajowym Systemem E-Faktur świadczone są przez Navigator Business Consulting

Aktualności

Materiał ekspercki

TRANSFORMACJA CYFROWA PRZEDSIĘBIORSTWA

W erze cyfrowej, w której żyjemy, transformacja cyfrowa stała się nie tylko pożądaną zmianą, ale wręcz koniecznością dla przedsiębiorstw na całym świecie. Proces ten nie ogranicza się jedynie do implementacji nowych technologii, ale również wymaga zmiany kultury organizacyjnej, sposobu myślenia oraz modeli biznesowych.

Jakie są największe wyzwania i bariery w procesie transformacji cyfrowej, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa?
Jakie konkretnie korzyści mogą osiągnąć firmy dzięki skutecznej transformacji cyfrowej?

Zapraszamy na rozmowę z Dorotą Bury, ekspertem w dziedzinie transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.

OPTYMALIZACJA PROCESÓW

Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwach ma kluczowy wpływ na efektywność, wydajność i konkurencyjność organizacji. Poprzez eliminację zbędnych kroków i zoptymalizowanie przepływu informacji, firmy zwiększają produktywność oraz obniżają koszty operacyjne.

Kiedy jest najlepszy moment na optymalizację?
Jak mierzyć efekty optymalizacji?
Jakich błędów unikać rozpoczynając projekt optymalizacyjny?

Zapraszamy na krótką rozmowę z Jackiem Szwarcem – Partnerem Navigator Business Consulting, ekspertem zajmującym się wdrażaniem projektów optymalizacyjnych.

OPTYMALIZACJA KOSZTÓW

Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie jest kluczowa dla zapewnienia rentowności i konkurencyjności firmy na rynku.
Optymalizacja kosztów pozwala na znalezienie sposobów na zmniejszenie wydatków, jednocześnie utrzymując lub poprawiając jakość produktów lub usług. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zwiększyć swoją rentowność, co pozwala na inwestowanie w rozwój firmy.
Zapraszamy na krótką rozmowę z Grzegorzem Sencio – Partnerem Navigator Business Consulting, ekspertem zajmującym się wdrażaniem projektów optymalizacyjnych w której to naświetlimy

ul. Twarda 18
00-105 Warszawa
tel.: +48 22 630 83 33